會(huì)計(jì)檔案銷毀的合規(guī)判定標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)計(jì)檔案銷毀的合規(guī)判定標(biāo)準(zhǔn)

會(huì)計(jì)檔案的保管期限結(jié)束后，若需銷毀，應(yīng)由檔案部門與會(huì)計(jì)部門共同提出銷毀意見，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，編制詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。在銷毀過程中，若機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位及非國(guó)有企業(yè)持有的會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀；而對(duì)于國(guó)有企業(yè)，則需由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核，再上報(bào)上級(jí)主管單位審批后方可進(jìn)行銷毀。

對(duì)于那些未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，即便會(huì)計(jì)檔案保管期滿，也應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門負(fù)責(zé)保管，直到所有債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。同樣，建設(shè)單位在建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，也不得銷毀。

在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一進(jìn)行清查核對(duì)，確保無(wú)誤。在銷毀過程中，各單位應(yīng)當(dāng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門共同派員進(jìn)行監(jiān)銷；而各級(jí)主管部門在銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，則需由同級(jí)財(cái)政部門和審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷；至于財(cái)務(wù)部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，則應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

完成銷毀工作后，經(jīng)辦人員需在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明“已銷毀”字樣和具體銷毀日期，以示負(fù)責(zé)。同時(shí)，還應(yīng)將監(jiān)銷情況寫成書面報(bào)告，一式兩份，一份報(bào)給本單位的領(lǐng)導(dǎo)，另一份歸檔備查。

會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)由誰(shuí)來編制？

會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制。2016年1月1日起實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十八條規(guī)定：經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

1、單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2、單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

3、單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

4、電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

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