負數發票即紅字發票，只有發生退貨時，而且是跨月的對方和本公司都已入賬要取得購貨方當地國稅機關出具的退貨證明，本單位才可去領負數發票申請表再經國稅局批準方可開具負數發票。增值稅一般納稅人發生銷售貨物、提供應稅勞務開具增值稅專用發票后，如發生銷貨退回、銷售折讓以及原藍字專用發票填開錯誤等情況。使用電腦開票系統開票時，千萬要注意，增值稅普通發票可根據實際情況，據實開具，增值稅專用發票要開負數發票，必須事先報主管稅務機關審批，否則不但無效，而且還違規。